Spese di trasferta e rappresentanza: tutte le novità 2025

La Legge di Bilancio 2025 introduce significative novità in merito alla gestione e deducibilità delle spese di trasferta per lavoratori dipendenti e autonomi. Le nuove disposizioni mirano a garantire una maggiore tracciabilità delle operazioni e a chiarire i criteri per la non tassazione / deducibilità.

Pagamento tracciabile per deducibilità / non tassazione

A partire dal 2025, la deducibilità ai fini IRES/IRPEF e IRAP e la non imponibilità fiscale per i dipendenti saranno subordinate al pagamento delle spese di trasferta tramite modalità tracciabili. Tra queste modalità rientrano carte di credito personali o aziendali, bonifici e altri strumenti di pagamento elettronici.

Questa regola si applica a:

• Rimborso spese per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale dei lavoratori dipendenti.
• Spese per prestazioni alberghiere, somministrazione di alimenti e bevande, viaggi e servizi simili, qualora addebitate analiticamente al cliente o rimborsate in modo analitico per trasferte dei dipendenti o lavoratori autonomi.
• Spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute per trasferte
• Spese di rappresentanza.

Eccezioni e specifiche

Non sono soggette a queste restrizioni le spese per trasporti effettuati tramite autoservizi pubblici di linea, che rimangono deducibili anche se pagati in contanti. Inoltre, i costi chilometrici rimborsati ai dipendenti per l'uso del proprio veicolo non rientrano tra le spese che necessitano di pagamento tracciabile.

Implicazioni per i lavoratori

I lavoratori in trasferta, sia dipendenti sia autonomi, saranno tenuti a utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per tutte le spese correnti, inclusi taxi e ristoranti. La mancata osservanza di queste disposizioni comporterà la perdita della deducibilità fiscale o l’imponibilità delle somme rimborsate.